Política de privacidad

Cuaderno Andino
Última actualización: [fecha de publicación]
Versión: [0.3]

1. En pocas palabras

• Cuaderno Andino es la app que usa el jardín o la colonia de tu hijo o hija para comunicarse con las familias. Reemplaza el cuaderno de comunicados.
• La institución es la responsable de los datos. Decide qué datos se cargan y para qué. Nosotros, Studio Tehana, damos la herramienta y guardamos los datos por cuenta y orden de la institución.
• No vendemos tus datos. No mostramos publicidad. No usamos los datos para otra cosa que no sea hacer funcionar la app.
• Algunos datos son especialmente delicados: la salud de los chicos, las fotos y los documentos. Los cuidamos más y solo los ve quien tiene que verlos.
• Los datos se guardan en servidores de Estados Unidos. Te contamos por qué y cómo los protegemos.
• Podés pedir ver, corregir o borrar tus datos. También podés eliminar tu cuenta desde la app.
• En casos puntuales, nuestro equipo puede entrar a la información de una institución para dar soporte técnico. Cada acceso queda registrado. Lo explicamos en la sección 9.

2. Quiénes somos y quién es responsable de tus datos

En Cuaderno Andino intervienen dos partes:

Por eso Studio Tehana no puede usar los datos para fines propios ni cederlos a terceros. La única excepción son los proveedores técnicos de la sección 8, que hacen falta para que la app funcione.

3. Quién usa la app (y quién no)

• La usan: el personal de la institución (administración, dirección, secretaría, docentes o profes, auxiliares) y las personas adultas responsables de cada chico (madres, padres, tutores u otros adultos que la institución habilite).
• Los chicos no usan la app. No tienen cuenta ni pueden entrar. Pero sí hay datos sobre ellos, que cargan la institución y las familias.
• Nadie se registra solo. La institución da de alta a cada persona y le entrega un código de activación (por ejemplo, por WhatsApp o por mail). Con ese código y tu documento creás tu cuenta.

4. Qué datos tratamos

4.1. De las personas adultas (personal y familias)

• Identificación: nombre, apellido, país, tipo y número de documento.
• Contacto: celular y mail.
• Foto de perfil, si decidís subirla.
• Rol en la institución: si sos familia o personal, tu puesto (por ejemplo, "docente de sala de 4") y las salas o grupos asignados.
• Vínculo con el chico: de quién sos responsable y el parentesco.
• Datos de la cuenta: fecha de alta, estado de la cuenta y tus preferencias de notificaciones. Los códigos de activación y de recuperación se guardan de forma que nadie, ni nosotros, pueda leerlos.

El mail que carga la institución. La institución puede cargar tu mail. Lo usamos solo para mandarte un código si te olvidás la contraseña. Al activar tu cuenta, la app te lo muestra y vos lo confirmás, lo cambiás o lo borrás. Después lo podés cambiar en "Mi perfil". Si no lo confirmaste, solo sirve para recuperar la contraseña si sos familia o personal de una sola institución y sin un rol de gestión (administración, dirección o secretaría). Si se usa, te avisamos en la app, queda registrado y se cierran tus sesiones abiertas. Las cuentas de gestión solo recuperan la contraseña con un mail que confirmaron ellas mismas. Las cuentas de nuestro equipo no se recuperan por mail.

4.2. De los chicos (menores de edad)

• Identificación: nombre, apellido, fecha de nacimiento (si la institución la carga), sala o grupo y foto.
• Ficha del chico (datos sensibles):
  • documento;
  • salud: alergias, obra social y observaciones (por ejemplo, medicación u otros cuidados);
  • contactos de emergencia;
  • personas autorizadas a retirarlo (nombre, relación, documento y teléfono);
  • autorización de uso de imagen (sí, no o todavía sin responder).
• Inasistencias que avisa la familia (fecha y motivo, si se indica).
• Avisos de retiro: quién lo busca ese día, el horario aproximado y una nota.
• "El día de mi hijo" (registro diario, si la institución lo usa): comidas, siesta, pañales, cómo estuvo, qué hace falta traer, una nota y otros campos que defina la institución.

4.3. Lo que se comparte dentro de la app

• Chats: textos, fotos (una o varias juntas), videos, audios y archivos (con vista previa, por ejemplo de un PDF). Hay varios tipos de chat:
  • el cuaderno de cada chico (su familia y el personal de su sala);
  • los canales con la institución (por ejemplo, con Secretaría o Dirección);
  • el canal de la sala (escribe el personal y lo leen las familias de esa sala);
  • chats armados a mano, de a dos o en grupo;
  • chats privados entre un tutor y una docente o auxiliar de la sala de su hijo, solo si la institución los habilita;
  • chats internos del personal.
• Muro y eventos: textos, fotos, videos y archivos que publica la institución, comentarios, reacciones y quién vio cada publicación. Algunas se pueden programar para más tarde.
• Respuestas: confirmaciones de asistencia a eventos (con cantidad de personas, si se pide), autorizaciones ("Autorizo / No autorizo") y encuestas (vota una vez cada familia).
• Avisos y recordatorios que te manda la app.
• "Mi sala": una lista de la sala para las familias y el personal (ver sección 10 bis).

Videos y fotos. Para que pesen menos, la app achica las fotos y, en iPhone, los videos (a 640×480). Hay límites: hasta 10 archivos juntos, videos de hasta 2 minutos y archivos de hasta 50 MB. [A confirmar con Desarrollo: si al achicar las fotos se borra la ubicación y otros datos ocultos del archivo; en Android los videos se mandan sin recomprimir.]

4.4. Datos técnicos

• Token de notificaciones de tu celular (un identificador para mandarte avisos) y si es iPhone o Android.
• Enlace privado de calendario, si activás la sincronización con el calendario del celular (sección 8).
• Dirección IP y documento resumido (no se puede leer), solo cuando pedís recuperar la contraseña o activar la cuenta, para frenar intentos abusivos. Se borran a las 24 horas.
• Registro de auditoría: quién hizo un cambio importante y cuándo (por ejemplo, editar una ficha, dar de alta a una persona, borrar un mensaje o los accesos del equipo de soporte).
• Borradores: lo que estás escribiendo se guarda solo en tu celular o en tu navegador hasta que lo mandás. Se borra al enviar, al cerrar sesión o a los 30 días.

No recolectamos tu ubicación, tus contactos del celular ni datos para publicidad. No usamos herramientas de analítica de terceros. La app pide permiso para usar la cámara, el micrófono (audios), las fotos y el calendario solo cuando usás esas funciones.

5. Para qué usamos los datos

Solo para que la institución y las familias se comuniquen:

• crear y administrar las cuentas y saber qué puede ver cada persona;
• mandar y mostrar mensajes, publicaciones, eventos, encuestas y autorizaciones;
• avisarte con notificaciones cuando hay algo nuevo;
• que el personal tenga a mano lo necesario para cuidar a los chicos (alergias, medicación, contactos de emergencia, quién puede retirarlos);
• registrar inasistencias, retiros y el registro diario;
• organizar el ciclo lectivo o la temporada (salas o grupos, pase de sala, egresos);
• mantener la seguridad del servicio, prevenir abusos y dar soporte técnico;
• cumplir obligaciones legales.

No usamos los datos para: publicidad, venta o cesión a terceros, perfiles comerciales, ni para entrenar sistemas de inteligencia artificial.

6. Con qué fundamento tratamos los datos

• Datos de cuenta, comunicación y gestión: el consentimiento que das al activar tu cuenta y la relación que tenés con la institución (la inscripción de tu hijo o hija, o tu trabajo ahí) (arts. 5 y 6 de la Ley 25.326).
• Datos de salud y otros datos sensibles de la ficha: los carga la familia o la institución con el consentimiento expreso de la familia [cómo se pide: dentro de la app, en una pantalla aparte, o en la inscripción de la institución; a confirmar con el abogado], y solo para cuidar al chico (arts. 2 y 7 de la Ley 25.326). Nadie está obligado a dar datos sensibles. Podés dejar campos vacíos, aunque te recomendamos informar alergias y medicación por la seguridad de tu hijo o hija.
• Datos de menores: siempre se tratan pensando en el interés superior del niño y en su derecho a la dignidad, la intimidad y la propia imagen (Ley 26.061, arts. 3 y 22). Los datos de los chicos los aporta y administra un adulto responsable o la institución.

7. Fotos e imagen de los chicos

• Cada familia indica en la ficha si autoriza o no el uso de la imagen de su hijo o hija. El personal ve esa respuesta antes de publicar.
• Si la familia no autoriza, la institución no debería publicar fotos donde se lo identifique. Si la familia todavía no respondió, se trata como "no autorizado". La app también lo respeta en la foto del chico y en "El día de mi hijo".
• Las fotos y videos solo los ven las personas de la institución que tienen permiso (por ejemplo, las familias de esa sala). No son públicos ni aparecen en internet. La app los abre con enlaces privados que vencen a las 4 horas.
• La institución decide si las familias pueden descargar las fotos. Las familias que egresan pueden descargarlas durante su período de solo lectura (sección 12).
• Te pedimos que no compartas fuera de la app (redes sociales, grupos de WhatsApp) fotos donde aparezcan otros chicos.
• Podés cambiar la autorización en cualquier momento desde la ficha.

8. Con quién compartimos datos y transferencia internacional

Para que la app funcione usamos estos proveedores técnicos. Procesan datos solo para prestar su servicio:

Usamos además GitHub para guardar el código de la app. Ahí no hay datos personales.

Cosas que dependen de vos:

• Calendario del celular. Si activás la sincronización, tu calendario (Apple, Google u otro) consulta un enlace privado con los eventos de la institución y los cumpleaños que podés ver (sección 10 bis). Esos datos quedan en tu calendario, con las reglas de ese servicio. Podés anular el enlace desde la app y deja de funcionar en el momento.
• Ayuda por WhatsApp o mail. Si tocás "Escribinos" en Ayuda, se abre WhatsApp o tu mail con un texto ya escrito ("Hola, necesito ayuda con Cuaderno Andino. Soy [tu nombre] del [nombre de la institución]"). La app no manda nada más. Lo que escribas por WhatsApp pasa por ese servicio (de Meta), con sus reglas.

Transferencia internacional. Estados Unidos no figura en la lista de países que la autoridad argentina considera con protección "adecuada". Por eso, según el art. 12 de la Ley 25.326 y las normas de la AAIP:

• firmamos o adherimos con cada proveedor a cláusulas contractuales que lo obligan a proteger los datos con un nivel equivalente al argentino [según los modelos de la Disposición DNPDP 60/2016 o la Resolución AAIP 198/2023; a confirmar con el abogado];
• además, al activar tu cuenta das tu consentimiento expreso para esta transferencia, que hace falta para prestar el servicio [a confirmar con el abogado].

Fuera de estos proveedores, solo compartimos datos si lo exige una ley o una orden judicial.

9. Modo soporte: cuándo nuestro equipo puede ver la información de una institución

Queremos que esto quede claro:

• Qué es: una herramienta para que el equipo de Studio Tehana pueda ayudar a la institución (resolver un problema, cargar datos, revisar un error).
• Qué permite ver: mientras está activo, la persona de soporte ve toda la información de esa institución, incluidos los chats y las fichas con datos de salud.
• Qué puede hacer: tareas de gestión (por ejemplo, dar de alta personas, armar salas o grupos, cargar planillas, configurar). No puede escribir: no publica, no comenta, no reacciona, no responde y no manda mensajes.
• Qué no puede hacer: el modo soporte no permite borrar una institución.
• Límites:
  • lo usan solo personas autorizadas de nuestro equipo, con obligación de confidencialidad;
  • solo para soporte o mantenimiento, nunca por curiosidad ni para otro fin;
  • cada sesión dura como máximo 12 horas y se cierra sola;
  • cada acceso queda registrado en la auditoría: quién entró, a qué institución, cuándo, y qué chat, ficha, sala o lista de personas abrió;
  • lo que lee no cuenta como "visto", para no confundir a las familias ni al personal.
• Control de la institución: la institución puede pedirnos el detalle de los accesos de soporte a su información. [Decidir: ¿avisar a la institución cada vez que entramos? ¿pedir su autorización antes? ¿darle una pantalla con el historial?]

10. Quién ve qué dentro de la institución

La app tiene permisos por rol. En general:

• Familias: ven lo de sus propios hijos (su cuaderno, su ficha, las publicaciones de su sala y de la institución, su registro diario) y los chats en los que participan. No ven las fichas de otros chicos.
• Docentes, profes y auxiliares: ven lo de las salas o grupos que tienen asignados, incluida la ficha de sus alumnos y el celular y el mail de sus tutores, para poder contactarlos.
• Administración, dirección y secretaría: ven y gestionan la información de la institución según su rol.
• Chats: los lee quien participa. Además:
  • la Administración lee los chats armados a mano y los chats privados entre un tutor y una docente;
  • la Dirección lee el cuaderno de cada chico solo si la institución lo activa;
  • si se cierra un canal, la Administración conserva lo escrito.
• Moderación: la Administración y la Dirección pueden borrar un mensaje o un comentario. Queda registrado. Quien escribió un mensaje lo puede editar o borrar mientras nadie lo haya leído.
• Encuestas: el personal ve qué votó cada familia. Las familias ven su voto y, si la institución lo elige, los resultados.
• Restricciones: si un adulto tiene una restricción sobre un chico (por ejemplo, por una disposición judicial), no ve a ese chico ni sus datos, ni participa en los chats de esa familia.
• Los textos de los chats privados no se copian en el registro de auditoría que ve la institución.

10 bis. "Mi sala": lo que ven las familias de una misma sala o grupo

La app tiene una pantalla "Mi sala" para que las familias se conozcan, como pasa en cualquier jardín o colonia. Las familias de una sala ven, de los otros chicos de esa sala:

• nombre y apellido del chico;
• su foto, solo si su familia autorizó el uso de la imagen;
• su día y mes de cumpleaños (nunca el año), también en el calendario;
• los nombres de sus papás, mamás o tutores (no su documento, mail ni dirección).

Y del personal de la sala: nombre visible, foto de perfil y función ("Seño Laura · Titular").

Lo que decide cada familia (por defecto, no se comparte):

• Compartir su celular con las familias de la sala (por ejemplo, para organizar un cumpleaños). Se activa y desactiva desde la app.
• Compartir las alergias de su hijo o hija con las familias de la sala (por ejemplo, para que nadie lleve maní a un cumpleaños). Solo la familia lo puede activar. Si la institución cambia el texto de las alergias, deja de compartirse hasta que la familia lo vuelva a activar.

Lo que decide la institución: puede desactivar que las familias vean los nombres de los papás y los cumpleaños de la sala. Vienen activados.

Lo que nunca se muestra a otras familias: documentos, mails, fichas, datos de salud no compartidos, autorizados a retirar, inasistencias ni mensajes.

El personal de la sala ve además quién falta y quién retira a cada chico ese día, y la ficha completa.

[Para el abogado: ¿alcanza con el consentimiento general al activar la cuenta para mostrar los nombres de los tutores y los cumpleaños dentro de la sala? ¿Hace falta uno específico? ¿Cómo se informa a las familias que ya tienen cuenta?]

11. Cómo protegemos los datos

• Cifrado en tránsito: todo lo que viaja entre la app y los servidores va cifrado (HTTPS/TLS). [Confirmar con Supabase el cifrado de los datos guardados.]
• Control de acceso por rol en la propia base de datos: aunque alguien intente "saltearse" la app, el servidor no le entrega datos que no le corresponden.
• Nadie borra datos "por afuera": desde la app solo se borra lo que tiene una acción pensada para eso, y queda registrado. Una sala o un grupo con historia no se puede borrar.
• Archivos privados: las fotos, videos, audios y documentos se guardan en un espacio privado. Solo los abre quien tiene permiso, con enlaces que vencen.
• Sesión protegida en el celular: tu sesión se guarda cifrada en el almacenamiento seguro del sistema (Keychain en iPhone, Keystore en Android), solo en ese celular. [En versiones viejas de la app que todavía no tienen ese módulo, se usa el almacenamiento anterior de la app, sin ese cifrado.]
• Contraseñas y códigos guardados de forma que no se pueden leer.
• Límite de intentos para activar la cuenta y para recuperar la contraseña: hasta 20 por hora desde una misma conexión y 10 por hora para un mismo documento. Un código de activación deja de servir después de 5 intentos fallidos. El código de recuperación vence a los 15 minutos.
• Registro de auditoría de las acciones importantes y de los accesos de soporte.
• Copias de seguridad diarias del proveedor, que se guardan 7 días.
• Notificaciones discretas (sección 13 bis).

Ningún sistema es 100 % seguro. Si hubiera un incidente de seguridad que afecte datos personales, avisaremos a la institución sin demora para que pueda informar a las familias y, si corresponde, a la AAIP.

12. Cuánto tiempo guardamos los datos y cómo se borran

• Mientras la institución use el servicio, los datos se conservan para que la app funcione.
• Fin del ciclo lectivo o de la temporada. Cuando empieza el ciclo nuevo, el anterior queda archivado y se puede leer, pero ya no se escribe. Los chats del ciclo anterior se guardan en "Ciclos anteriores", también en solo lectura (o siguen activos, si la institución lo elige). [Decidir: cuánto tiempo se guarda un ciclo archivado antes de borrarse; hoy no se borra solo.]
• Familias que egresan o se dan de baja en el cambio de ciclo. Según elija la institución, pierden el acceso en el momento o quedan en solo lectura 30 días (lo que viene por defecto) o 90 días. En ese tiempo ven sus chats y publicaciones del ciclo anterior y pueden guardar las fotos. Después pierden el acceso.
• Si un chico deja la institución o una persona deja de pertenecer: la institución la da de baja y deja de tener acceso. Sus datos no se borran solos. [Decidir: plazo para borrarlos.]
• Si la institución deja de usar Cuaderno Andino: la institución queda bloqueada en el momento y todo se borra a los 30 días, salvo que se cancele la baja antes. La administración de la institución recibe un aviso. Al borrarla se borran sus alumnos, fichas, publicaciones, chats, archivos y auditoría. Las personas que solo estaban en esa institución se borran por completo, incluida su cuenta. Las que están también en otra institución conservan su cuenta. Nos queda solo un registro interno de que la borramos (cuándo, quién, el nombre y cuántos datos se borraron). [Decidir: entrega de una copia de los datos a la institución antes de borrar; plazo de ese registro interno.]
• Instituciones de prueba: se pueden borrar en el momento, solo si están marcadas como prueba hace al menos 24 horas.
• Mensajes borrados: queda "Mensaje eliminado". El archivo adjunto deja de poder abrirse en el acto y se borra del almacenamiento en minutos.
• Borrados automáticos: los avisos de la bandeja, a los 60 días; los registros de recordatorios, a los 120 días; los códigos de recuperación, a los 7 días; las direcciones IP y los documentos resumidos de los intentos, a las 24 horas. Los borradores en tu celular, a los 30 días.
• Copias de seguridad: lo que se borra puede seguir en las copias de seguridad hasta 7 días.
• Eliminar tu cuenta desde la app: en Mi perfil → Eliminar mi cuenta, con tu contraseña. Al hacerlo:
  • se borran tu nombre, foto, documento, mail, celular, tus celulares registrados para notificaciones, tus preferencias, tus códigos, tus avisos, tus mensajes programados y tu usuario de ingreso [a confirmar con Desarrollo: que también se borre el archivo de tu foto de perfil];
  • dejás de pertenecer a todas las instituciones;
  • lo que escribiste en chats y publicaciones queda en la institución, firmado como "Cuenta eliminada", porque es parte de la historia de la sala. Si querés que también se borre algún mensaje, pedíselo a la institución o escribinos;
  • eliminar tu cuenta no borra los datos de tus hijos, porque los administra la institución. Para eso, hablá con la institución.
• Registro de auditoría: se guarda mientras la institución use el servicio [plazo a definir, por ejemplo 2 años].

13. Tus derechos

Como titular de los datos (o como adulto responsable de un menor), tenés derecho a:

• Acceso: saber qué datos tuyos (o de tu hijo o hija) hay y cómo se usan. Es gratuito cada seis meses, o antes si tenés un interés legítimo. Te respondemos dentro de 10 días corridos (art. 14 de la Ley 25.326).
• Rectificación y actualización: corregir datos equivocados o viejos. Muchos los podés cambiar vos desde la app (tu perfil, la ficha de tu hijo). El nombre lo corrige la institución.
• Supresión: pedir que se borren datos que no corresponde guardar. La rectificación y la supresión se resuelven dentro de 5 días hábiles (art. 16 de la Ley 25.326).
• Retirar tu consentimiento (por ejemplo, la autorización de imagen) cuando quieras, sin efecto hacia atrás.

Cómo ejercerlos: primero pedilo a la institución, que es la responsable de la base. También podés escribirnos a privacidad@cuadernoandino.com y se lo hacemos llegar o lo resolvemos juntos. Puede que te pidamos acreditar tu identidad.

Texto informativo de la AAIP (Ley 25.326 y Resolución AAIP 14/2018):

El titular de los datos personales tiene la facultad de ejercer el derecho de acceso a los mismos en forma gratuita a intervalos no inferiores a seis meses, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto conforme lo establecido en el artículo 14, inciso 3 de la Ley N° 25.326.

LA AGENCIA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, en su carácter de Órgano de Control de la Ley N° 25.326, tiene la atribución de atender las denuncias y reclamos que interpongan quienes resulten afectados en sus derechos por incumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales.

Sitio de la AAIP: www.argentina.gob.ar/aaip

13 bis. Notificaciones

• Con la pantalla bloqueada, los avisos no muestran datos delicados. Un mensaje de chat dice quién escribió (por ejemplo, "Nuevo mensaje de Paula · Familia García") y "Tocá para leerlo", sin el texto. Una inasistencia o un retiro dicen el nombre del chico y "Tocá para ver el detalle", sin el motivo, el documento ni la hora. Las publicaciones muestran su título. El detalle completo queda en la bandeja dentro de la app.
• La institución puede elegir que los avisos de chat muestren el texto del mensaje. Viene desactivado.
• En Más → Notificaciones elegís qué avisos recibir y el horario de "No molestar de noche" (viene de 21 a 7 h). Lo que llegue en ese horario te avisa al terminar, salvo lo marcado como urgente.

14. Almacenamiento en el celular y en el navegador (cookies)

• App del celular: guarda tu sesión iniciada en el almacenamiento seguro del celular para que no tengas que entrar cada vez. También guarda tus borradores. Si cerrás sesión, se borran.
• Panel web: usa el almacenamiento local del navegador (algo parecido a una cookie) solo para mantener tu sesión y tus borradores. No usamos cookies de publicidad, de seguimiento ni de terceros.
• Si usás una computadora compartida, cerrá sesión al terminar.

15. Cambios a esta política

Si cambiamos algo importante, lo avisamos dentro de la app y/o por mail con al menos [15] días de anticipación, y actualizamos la fecha de arriba. Si el cambio requiere un nuevo consentimiento, te lo vamos a pedir.

16. Contacto

• Por temas de tus datos: primero, tu institución.
• Studio Tehana (Mariano Agustin Alvarez Luchia): privacidad@cuadernoandino.com. Iberá 2180, Belgrano, Ciudad de Buenos Aires [a confirmar con el abogado].
• Esta política se publica en cuadernoandino.com/[privacidad].